Opracowanie specyfikacji dla systemu ERM w fabryce branży spożywczej

STUDIUM PRZYPADKU

Opracowanie specyfikacji dla systemu ERM w fabryce branży spożywczej

MIĘDZYNARODOWY PRODUCENT BRANŻY SPOŻYWCZEJ / FMCG – ODDZIAŁ W POLSCE

Potrzeba

Uporządkowanie zarządzania harmonogramami oraz procesów obiegu dokumentów kadrowych w organizacji.

Klient posiada kilka fabryk rozsianych w Polsce. Brak narzędzia pozwalającego na bieżące zarządzanie czasem pracy pracowników zmianowych (z uwzględnieniem rozliczania godzin nadliczbowych i nieobecności) stał się poważnym problemem. Dystrybucja dokumentacji kadrowej (np. pasków płacowych) również okazała się wyzwaniem. Pojawiła się potrzeba zaprojektowania tych procesów od nowa i zaimplementowania ich w rozwiązaniu informatycznym.

Rozwiązanie

Analiza procesów as-is, zaprojektowanie nowych procesów i algorytmów gotowych do implementacji w rozwiązaniu informatycznym.

Syndatis przeprowadził dwumiesięczny projekt analityczny, w którego wyniku zmapowane zostały procesy dotyczące zarządzania zmianami w fabrykach oraz szeregu pobocznych, związanych z zarządzaniem i obiegiem dokumentacji HR. Po zakończeniu analiz przygotowano gotowe rozwiązanie informatyczne obejmujące nie tylko proces harmonogramowania, ale także obsługę godzin nadliczbowych, urlopów i innych procesów kadrowych. Obszarem projektu było opracowanie nowego procesu, interakcji użytkowników (pracowników fabryki) z systemem a także integracji tego rozwiązania z innymi istniejącymi już w firmie – przede wszystkim z systemem kadrowo-płacowym.

Wyzwania

Szeroka grupa uczestników procesu, konieczność ścisłego spełnienia wymogów prawa pracy, specyfika środowiska biznesowego.

Dużym wyzwaniem w projekcie była konieczność zaprojektowania docelowego rozwiązania tak, aby sprawnie i wygodnie objęło bardzo szeroką rzeszę użytkowników na co dzień niepracujących przy komputerze (robotników fabrycznych). Konsultanci Syndatis zaprojektowali proces tak, aby dało się go zrealizować w kioskach rozstawionych na terenie fabryk. Ponadto należało zmierzyć się nie tylko z wymogami prawnymi (kodeks pracy), ale również ze specyficznymi wymaganiami biznesu (odpowiednia konstrukcja zespołów zmianowych itp.).

Rezultaty

Dokumentacja procesowa posłużyła jako podstawa do sprawnego wdrożenia rozwiązania informatycznego, zrealizowanego relatywnie niskim kosztem i w wąskich ramach czasowych.

Dzięki dobremu zrozumieniu potrzeb i właściwemu ich opisaniu udało się przeprowadzić bardzo sprawne wdrożenie systemu wspierającego procesy. Wszystkie wnioski kadrowe oraz cała komunikacja do pracowników zostały natychmiast skierowane do nowego strumienia; harmonogramowanie zgodne z nowymi wymaganiami uruchomiono najpierw w pierwszej fabryce, a po zakończeniu trzymiesięcznego pilotażu nowym systemem objęto pozostałe fabryki. Proces dołączania fabryk był bezbolesny i polegał głównie na konfiguracji dzięki uwzględnieniu ich wymagań na etapie analizy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?

Inne przykłady naszych projektów

Zarządzanie sprawami partnerów firmy konsultingowej

Uporządkowanie procesów służących do zarządzania sprawami finansowymi i formalnymi dotyczącymi partnerów firmy.

Procesowanie umów z personelem medycznym

Optymalizacja procesu tworzenia i zawierania umów z personelem medycznym i organizacjami wraz zaprojektowaniem ergonomicznego i bezpiecznego rozwiązania informatycznego.

Przygotowanie specyfikacji wymagań systemu klasy CRM u dewelopera nieruchomości

Ujednolicenie procesu zarządzania relacjami sprzedażowymi oraz wsparcia klientów i stworzenie centralnego systemu zawierającego komplet danych o kliencie.