STUDIUM PRZYPADKU
Procesowanie umów z personelem medycznym
MIĘDZYNARODOWA KORPORACJA BRANŻY FARMACEUTYCZNEJ
20+ PRODUKTÓW Rx W RÓŻNYCH OBSZARACH TERAPEUTYCZNYCH
Potrzeba
Klient zidentyfikował potrzebę optymalizacji obiegu umów zawieranych z personelem medycznym.
Firmy farmaceutyczne zawierają zwykle dużą liczbę takich umów, zlecając np. stworzenie materiałów szkoleniowych, przeprowadzanie wykładów albo realizację badań klinicznych. Ze względu na ryzyko surowych kar proces musi być transparentny i audytowalny, ponadto organizacje często narzucają sobie jeszcze ostrzejsze wymagania proceduralne w trosce o wizerunek etycznego i odpowiedzialnego przedsiębiorstwa. Podobnie było z naszym klientem: zestaw istniejących procedur wymagał starannego przełożenia na rzeczywiste, codzienne działania procesowe.
Rozwiązanie
Rozwiązanie zaproponowane przez Syndatis ma charakter dualistyczny – polega po pierwsze na przeglądzie procesów istniejących w organizacji oraz wypracowaniu wspólnie z klientem takich usprawnień, aby były spójne i wygodne jednocześnie, a po drugie na dostarczeniu rozwiązania informatycznego ściśle dopasowanego do tych nowych procedur.
Wdrożenie nowych miar, które są automatycznie zbierane przez to rozwiązanie, ułatwia dalsze podejmowanie decyzji i dopasowywanie procesu do bieżących potrzeb.
Obszar projektu objął:
- Analizę szablonów umów funkcjonujących w organizacji oraz identyfikację wszystkich zmiennych (pól, które będą uzupełniane w trakcie tworzenia docelowej umowy), a także klasyfikację dokumentów celem znalezienia części wspólnych i łatwego zarządzania zmianą w przyszłości.
- Pre-akceptację działania marketingowego, w tym: kontrolę budżetu i zgodności planowanej umowy z procedurami wewnętrznymi.
- Pozyskanie danych od kontraktobiorcy – w tym wszystkich informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia umowy pod kątem podatkowym i składkowym.
- Proces akceptacji i podpisu wypełnionej umowy – z możliwością zawierania umowy zdalnie (przez przeglądarkę) oraz na tablecie.
- Gromadzenie dokumentów potwierdzających realizację umowy.
- Rozliczenie, zaksięgowanie i archiwizację.
W projekt zaangażowani byli przedstawiciele wielu działów organizacji:
- Dział sprzedaży (w tym reprezentanci medyczni pracujący w terenie)
- Dział marketingu
- Dział prawny
- Zespół compliance
- Księgowość i finanse
- Kadry
W przygotowanym rozwiązaniu informatycznym szczególny nacisk położony został na ergonomię i integrację ze środowiskiem informatycznym organizacji (głównie z systemem SAP a także z systemem HRK).
Wyzwania
Zarządzenie zmianą w organizacji za pomocą dobrych i bezpiecznych pomysłów procesowych.
Najtrudniejsze okazało się przełamanie tendencji do zbyt dużej elastyczności w podejściu do procesu. Pracownicy preferują swobodne działanie, ale niestety oznacza to zwykle przekraczanie ram określonych przez procedury i narażanie się na kary od regulatorów oraz zwykły bałagan skutkujący dużymi kosztami. Uporządkowanie procesu wymagało przekonania szeregowych pracowników, że nowy styl pracy będzie już w nieodległej perspektywie korzystny zarówno dla nich, jak i dla całej organizacji. I faktycznie, szybko stał się nowym nawykiem.
Znaczącym wyzwaniem było także takie zaprojektowanie rozwiązania informatycznego, aby spełniało surowe wymogi bezpieczeństwa. Sam system działać miał w sieci korporacyjnej klienta, ale wymóg realizacji podpisu zdalnego oznaczał konieczność udostępnienia jakiejś części systemu w sieci otwartej. Rozwiązanie zaprojektowane przez Syndatis pozwoliło połączyć bezpieczeństwo z wygodą poprzez jednokierunkową komunikację między częściami rozwiązania – portal dostępny dla kontrahentów otrzymuje informacje od głównego systemu, natomiast sam nie ma do niego dostępu.
Rezultaty
Zaproponowane rozwiązanie praktycznie od ręki przyniosło znaczący wzrost poziomu uporządkowania procesu.
Dokumenty przestały ginąć, a terminowość i zgodność z procedurą stała się oczywistością. Wzrosła kontrola nad kosztami ponoszonymi na akcje marketingowe. Wedle słów dyrektora marketingu tej organizacji “Nasi klienci – lekarze, z którymi na co dzień pracujemy – ewidentnie poczuli, że pracują z nowoczesną organizacją i w wielu sytuacjach dali nam to do zrozumienia”.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Masz podobne problemy? A może zainspirowaliśmy Cię do wglądu w inne procesy?
Inne przykłady naszych projektów
Zarządzanie sprawami partnerów firmy konsultingowej
Uporządkowanie procesów służących do zarządzania sprawami finansowymi i formalnymi dotyczącymi partnerów firmy.
Procesowanie umów z personelem medycznym
Optymalizacja procesu tworzenia i zawierania umów z personelem medycznym i organizacjami wraz zaprojektowaniem ergonomicznego i bezpiecznego rozwiązania informatycznego.
Przygotowanie specyfikacji wymagań systemu klasy CRM u dewelopera nieruchomości
Ujednolicenie procesu zarządzania relacjami sprzedażowymi oraz wsparcia klientów i stworzenie centralnego systemu zawierającego komplet danych o kliencie.
Opracowanie specyfikacji dla systemu ERM w fabryce branży spożywczej
Uporządkowanie zarządzania harmonogramami oraz procesów obiegu dokumentów kadrowych w organizacji.